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Time to fill minimieren

Bei der Mitarbeitergewinnung geht es in einem Unternehmen nicht nur darum, möglichst qualifizierte Arbeitskräfte zu finden, die die gleichen Werte vertreten, sondern auch darum, freie Stellen möglichst schnell zu besetzen. Denn in der Zeit, in der eine Stelle unbesetzt bleibt – der sogenannten Time to fill – fallen einige Kosten und Mühen für HRler und Vorgesetzte an.

Als erfahrenes Unternehmen für Social Media Recruiting möchten wir von StaffConcept Ihnen wichtige Tipps rund um eine erfolgreiche Stellenbesetzung an die Hand geben. Hierbei kommen wir immer wieder auf sogenannte Key Performance Indicators (KPIs) zu sprechen, die die Erfolge der Personalbeschaffung mess- und vergleichbar machen. Erfahren Sie in diesem Beitrag, warum die Time to fill zu den aussagekräftigsten Recruiting KPIs gehört.

Die Time to fill Kennzahl: Der wichtigste Recuriting KPI?

Die Time to fill gehört zu den wichtigsten KPIs, um Rekrutierungsprozesse in einem Unternehmen zu bewerten. Sie kann dabei Aufschluss über viele Faktoren geben, die beim Recruiting bereits gut laufen oder sich verbessert haben, sie liefert aber auch Tendenzen darüber, was im Recruiting Funnel noch optimiert werden kann.

Beim Remote Recruiting können sämtliche Kanäle, Distributionsarten, technische Probleme & Co. in kürzester Zeit durch digitale Optimierungen angepasst werden. Das macht die Messung von Recruiting KPIs wie der Time to fill oder der Candidate-Conversion-Rate noch aussagekräftiger.

Aber was genau bezeichnet man nun als Time to fill? Die Time to fill startet ab dem Zeitpunkt, an dem auch die Suche nach einer neuen Arbeitskraft beginnt – beispielsweise durch die Erstellung von Stellenanzeigen. Sie endet, wenn die Suche erfolgreich abgeschlossen ist und der/die neue MitarbeiterIn ihren ersten Arbeitstag antritt.

Unterschiede zwischen Time to fill, Time to hire & Vakanzzeit

Oftmals werden die KPIs „Time to fill“, „Time to hire“ und „Vakanzzeit“ synonym genutzt – nimmt man es jedoch ganz genau, endet die Time to hire bereits bei der Vertragsunterschrift und nicht wie die Time to fill am ersten Arbeitstag.

Da zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag einige Zeit vergehen kann, hat die Time to hire den Vorteil, dass die Recruiting Skills des HR-Managements besser bewertet werden können. Dieser Zeitraum umfasst nämlich sämtliche personellen Aufgaben von der Erstellung einer Stellenanzeige über die Auswahl geeigneter BewerberInnen bis hin zur Planung und Durchführung persönlicher oder virtueller Vorstellungsgespräche.

Die Vakanzzeit wiederum eignet sich besonders gut, um Anhaltspunkte für die Candidate Journey zu erlangen, da sie den Zeitraum zwischen der On- und Offline-Stellung von Stellenanzeigen beschreibt; ist eine Stellenanzeige besonders lange online ohne die Aufmerksamkeit entsprechend vieler BewerberInnen zu erregen, kann dies ein Hinweis auf technische, inhaltliche oder gestalterische Probleme sein.

3 Top-Tipps, um Ihre Time to fill zu reduzieren

Oftmals stellen sich HRler die Frage, was eine „gute“ Time to fill ist. Dies kann man jedoch nicht pauschal beantworten und hängt immer mit der Branche Ihres Unternehmens, der regionalen Konkurrenz und vielen weiteren Faktoren ab. Das Ziel ist es stets, die eigene Time to fill zu minimieren, ohne dabei Einbußen in der Qualität neuer Arbeitskräfte zu machen.

Hierfür muss die HR-Abteilung immer auf dem neuesten Stand bleiben und aktuelle Recruiting-Trends berücksichtigen. Da Remote Work und auch digitales Recruiting immer beliebter werden, sollten ansprechende Karriereseiten erstellt und stets aktualisiert werden – dies ist über soziale Plattformen besonders einfach möglich: Haben Sie zum Beispiel schon von der neuen XING-App gehört?

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1. Tipp für eine bessere Time to fill: Wahl der Jobbörsen & Job-Multipostings

Um qualifizierte BewerberInnen möglichst schnell zu erreichen, sollten Sie für die Wahl geeigneter Online-Jobbörsen entsprechende Zielgruppenanalysen durchführen. Indem Sie vorab herausfinden, auf welchen Plattformen sich Ihre Zielgruppe am ehesten aufhält, können Sie nicht nur Ihre Time to fill, sondern auch die Cost to fill reduzieren.

Eine Stellenanzeige auf Indeed hat beispielsweise eine sehr große, jedoch weniger zielgerichtete Reichweite und sollte daher mit vielen Informationen und Links ausgestattet werden, um geeignete BewerberInnen an Land zu holen.

Wer wiederum eine begrenzte und sehr junge Zielgruppe hat, kann sogar über die soziale Videoplattform Tik Tok Recruiting betreiben. Um die Time to fill zu verbessern, ist es sinnvoll, die erfolgreichsten Plattformen und sozialen Medien für Ihr Unternehmen zu wählen, um hierüber Job-Multipostings zu verbreiten.

2. Tipp für eine bessere Time to fill: Verbessern Sie die Candidate Experience

Die Candidate Experience beschreibt die Erfahrung von BewerberInnen während des gesamten Bewerbungsprozesses; diese beginnt bei der ersten Interaktion mit der Stellenanzeige und endet bei der Zu- oder Absage zum Job.

Damit BewerberInnen nicht abspringen, ist die Optimierung der Candidate Experience auch für die Reduzierung Ihrer Time to fill sehr wichtig. Achten Sie hierbei z. B. auf angemessene Inhalte Ihrer Stellenanzeige, optimieren Sie technische Fehler und halten Sie den regelmäßigen persönlichen Kontakt zu BewerberInnen aufrecht.

3. Tipp für eine bessere Time to fill: Zeit & Geld mit Recruiting-Softwares sparen

Um die Time to fill zu reduzieren, können Sie sich praktischer Recruiting-Softwares bedienen und so Ihr Data-Driven-Recruiting ausbauen. Diese Tools eignen sich nicht nur, um Recruiting KPIs automatisch zu analysieren und zu vergleichen, sondern können auch beim Ausfiltern geeigneter KandidatInnen oder der Vermeidung von Unconscious Bias Recruiting während des Bewerbungsprozesses helfen – etwa durch das Unkenntlichmachen vom Namen, Herkunft oder Alter in Bewerbungsunterlagen.

Auch die weiteren Blogbeiträge von StaffConcept können Ihnen dabei helfen, Ihre Time to fill nachhaltig zu reduzieren. Stöbern Sie bei Interesse gerne durch unseren Blog.

Wir besprechen während eines 30 minütigen Erstgesprächs, ob wir gemeinsam neue Mitarbeiter für Ihr Unternehmen finden können.

Frederic Schimmel

StaffConcept - Experte

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