Agile Meeting Formate für effizientere Besprechungen

Meetings gehören zu jedem Unternehmensalltag dazu. Vor allem agile Meeting Formate genießen immer mehr Beliebtheit. Denn die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten ist von höchster Bedeutung, wenn ein Unternehmen erfolgreich sein möchte. Nur mit der richtigen Kommunikation können bestimmte Vorhaben umgesetzt werden.

Allerdings können Besprechungen oft viel Zeit in Anspruch nehmen. Agile Meeting Formate eignen sich besonders für Unternehmen und Teams, die in Besprechungen schnell und effizient arbeiten möchten, um Zeit und Aufwand einzusparen. Wir nennen Ihnen daher die drei erfolgreichsten agilen Meeting Formate. Sie interessieren sich neben agilen Meeting Formaten auch für Themen der Personalbeschaffung? Auf unserem Blog finden Sie spannende weitere Beiträge rund um das Recruiting!

Mehr Effektivität durch agile Meeting Formate

Wie viel Zeit Mitarbeiter monatlich in diversen Meetings verbringen, kann nicht genau gesagt werden. Während einige Studien von 12 Stunden ausgehen, gehen andere sogar von 25 Stunden aus. Dabei empfinden Mitarbeiter die Meetings oft als ineffizient.

Agile Meeting Formate können helfen, nicht nur die Dauer von Meetings, sondern auch die notwendige Anzahl von Besprechungen entscheidend zu verringern. Mit agilen Meetings ist das Potenzial für Zeit- und Effizienzgewinne enorm. Besonders Young Professionals als Zielgruppe können mit agilen Meeting Formaten optimal angesprochen werden.

Der Ablauf nicht-agiler Meetings bleibt generell immer gleich: Die Mitarbeiter versammeln sich an einem Ort. Die Themen für ein Meeting sind vorher mehr oder weniger klar definiert. Auch die Moderatorenrolle ergibt sich im Meeting mehr oder weniger spontan.

Während einige Teilnehmer des Meetings gar nicht reden, haben andere einen sehr großen Redeanteil, sodass am Ende viele gar nicht wissen, was der nächste Schritt ist. Agile Meeting Formate verfolgen einen anderen Ansatz.

Agile Meetings: Profitieren Sie von Fokus und klaren Strukturen

Agile MeetingformateAgile Meeting Formate sind grundsätzlich befristet. Ein ausgewählter Moderator sorgt dafür, dass das Meeting pünktlich begonnen und beendet wird. Außerdem steht das Team als Ganzes bei einem agilen Meeting Format immer im Fokus.

Der Moderator präsentiert die Gründe und den Anlass des Meetings sowie die Ziele direkt am Anfang. Am Ende des agilen Meetings sollten alle anstehenden Aufgaben bestimmten Personen zugeordnet sein. So werden Unklarheiten vermieden.

Agile Meeting Formate eignen sich für viele Besprechungsanlässe. Ob wöchentliche Teammeetings oder als Ersatz für Abteilungskonferenzen. Dabei gibt es drei verschiedene agile Meeting Formate, die sich sehr leicht in die Praxis umsetzen lassen.

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Unsere Top 3 agilen Meeting Formate

Wir haben für Sie unsere top drei Formate agiler Meetings zusammengetragen. Entscheiden Sie selbst, welches Format oder welche Kombination am besten zu Ihrem Unternehmen und zu Ihrem Team passt. Probieren Sie die drei agilen Meeting Formate aus und geben Sie sich und Ihrem Team Zeit, um die Methoden für sich zu entdecken.

Daily Stand-up

Das erste agile Meeting Format ist das Daily Stand-up. Daily Stand-ups sind kurze Besprechungen am Morgen. Diese werden nicht im Sitzen durchgeführt, sondern im Stehen an einem sogenannten Kanban-Board. Bei diesem agilen Meeting Format hat jeder Teilnehmer etwa zwei Minuten Redezeit.

Was haben Sie seit der letzten Besprechung geschafft? Was werden Sie heute oder bis zur nächsten Besprechung schaffen? Gibt es Probleme bei der Umsetzung einer Aufgabe? Diese Fragen sollten Sie auf jeden Fall bei einem Daily Stand-up beantworten. Allerdings soll es in einem Daily Stand-up nicht zu weit schweifenden Diskussionen kommen.

Das Ziel ist ein rasches Auf-den-Stand-bringen mit einem Fokus auf Sachthemen.

Retrospektive

Das zweite agile Meeting Format ist die Retrospektive. Die Retrospektive sollte in der Regel ein bis zweimal im Monat stattfinden.

Die Kernfragen der Retrospektive sind: Was hat in den vergangenen Wochen gut funktioniert? Welche Ziele wurden im letzten Monat erreicht? Was ist in den letzten zwei bis vier Wochen nicht optimal gelaufen? Wie kann in Zukunft mit diesen Problemen umgangen werden?

Die Retrospektive ist immer dann erfolgreich, wenn jeder ausreichend zu Wort gekommen ist. Das Team und die Zusammenarbeit stehen bei dieser Besprechung im Fokus.

Verbesserungen sollten in diesem Fall gemeinsam und transparent präsentiert werden. Auch die Dringlichkeit der Verbesserungen muss bewertet werden. Trifft das Team am Ende der Retrospektive eine Entscheidung, gilt diese bis zur nächsten Besprechung im nächsten Monat.

Agile Coffee

Das dritte agile Meeting Format ist Agile Coffee. Agile Coffee eignet sich besonders gut für Besprechungen ohne feste Themen. Zu diesen agilen Meetings können Teamleiter ihre Mitarbeiter monatlich oder wöchentlich einladen.

Die Themen werden auf Karteikarten geschrieben, die in drei Stapel aufgeteilt werden: zu diskutieren, in Diskussion und diskutiert. Jedes Thema wird in einem festgelegten Zeitraum von fünf bis zehn Minuten besprochen.

Doch es werden keine festen Mitarbeiter für dieses agile Meeting Format ausgewählt. Es kommt, wer daran teilnehmen möchte. Es werden auch keine festen Themen vorab festgelegt. Am Anfang der Besprechung zählen die Teilnehmer kurz die Themen auf, über die sie gerne reden möchten.

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Frederic Schimmel

StaffConcept - Experte

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